各部署の主な業務と流れ
本部
■参加者より質問など返答・苦情受付
■次回申し込み受付
■ガイド掲載イラストのポイント付与
■忘れ物・落し物預かり
■イラストコンテスト作品受付
■当日参加受付
■BGM受付（２００６年内まで・以降は廃止の予定）
■追加椅子販売（梅沢さんへ委託）
9：00 集合・点呼・設営開始
・山本の指示通り動けるように私語などは慎んでください。
サークルでお手伝いしてくださっている方もいらっしゃいますので、そういった方のお手本になれるよう、率先して行動してください。
現状復帰が前提です。机の倉庫なども確認してから使うようにしてください。
9：30 設営完了 チラシ配布など雑務開始
9：45 会場内準備完了・スタッフ休憩・更衣
・サークルのお手伝いさんへ朝食やドリンクをサービスします。それが終わった後でスタッフの休憩と更衣を行います。
10：15 サークル入場・当日参加サークル受付・案内・追加椅子販売
・追加イスは梅沢さんのスペースに委託しています。梅沢さんの手がふさがっている時以外は梅沢さんのところへ誘導するまでを行ってください（お金の精算などは梅沢さんへ委託しています）。
↓ この間ＢＧＭメディア受付・イラスト受付・次回申し込み受付など処理
・ＢＧＭはメディアとリクエストカードを受け取る
・イラストコンテスト用イラストは
事前登録をしているか？→していればサークル名を確認してイラストのみ受け取り
事前登録なし→当日登録になるのでエントリーカードを渡して記入（自分のスペースで書いてもらう、本部前では書かせない）してもらい、それからイラストとエントリーカードを受け取る。
・次回申し込みは申込書と参加費を必ず受け取ること!サークルカットを返信用封筒は後でも構わない。申込書と参加費その他必要なものをひとまとめにして封筒に入れておく（現金も必ず一緒に入れてください！）。
11：00 一般参加者入場
・小銭・お札の両替は11：30ごろより本部で行います。
・受付（ガイドを販売している場所）よりも外に出る人にはサークルガイドを必ず携行するように声を掛けてください。
| 声掛け例） |
| 「他の階（トイレ）に行かれる際はサークルガイドを必ずお持ちくださいね」 |
12：00 ガイド販売数確認
・受付から言われて山本がいない場合はメモしておいてください。
↓随時次回受付などを処理
14：00 イラストコンテスト投票締め切り・ドリンク在庫なければ終了の放送
・投票締め切りは13：45〜14：00ごろに様子を見て放送を入れます。
・ドリンクは13：30ごろ残りの状況を見て終了となりますので、作る前に山本へ確認してください。
14：30 イラストコンテスト結果発表・更衣室利用の案内
・イラストコンテストでイラストを返却する場合はエントリーカードの部分は本部で回収となります。返却するのはイラストのみにしてください。
15：00 閉会
・帰る参加者の方へお声掛けをお願いします。
| 声掛け例） |
「ありがとうございました」
「お疲れ様でした」
（何か声を掛けられたら）
「ありがとうございます、お気をつけてお帰りください」 |
15：10 撤収開始
・机の上のチラシやサークル名のラベル、忘れ物をチェックして本部まで回収してください。
・人が完全にいなくなった机から、イスを回収します。人がいる限りは無理に片付けないこと！（机やイスが参加者にぶつかるのを防ぐため）
・イスは台車に10台ずつ、机はまず反対にひっくり返してから足をたたむ。
・イスの大半が片付き、机の片付けが進んでから机を倉庫に戻します。
（机の裏のマークによって格納するところが違います。山本の指示に従うこと）
15：40 ホール内撤収完了、控え室にて反省会
・ホール内は机・イスが片付いたらじゅうたんの上の目立つゴミを拾います。
・スタッフの荷物は控え室へまとめて移動します。
・撤収のお手伝いをしてくださった方へ御礼を忘れないようにしてください。
・控え室にて簡単に反省会を行います。
16：30 完全撤収
対応の例
「次回の申し込みをしたい」
→「ありがとうございます。申し込みに必要な書類などはそろっていますか？」（記入済みの申込書・参加費・サークルカット・返信用封筒をチェックする。申込書を記入していなかったら「ご記入いただいてからまたお持ちください」と言って記入させてから再度受け付ける）
（返信用封筒とサークルカットがなかったら）
→「後日郵送にてできるだけ早くお送りください」
「ガイドにイラストが掲載されたんですが…」
→「おめでとうございます。次回もがんばってくださいね」（ポイントカードにはんこを押す。「なんでも掲示板」は割引券を進呈するが、主催が直接渡すので主催を呼ぶか、再度きてもらう）
「ＢＧＭリクエストです」
→「ありがとうございます。お預かりいたします。お帰りの際は必ずお引取りくださいね」
（メディアとＢＧＭリクエストカードは必ず一緒にすること！）
「落し物を見つけたんですが」
→「ありがとうございます。大体どのあたりにあったものでしょうか?」（大体の場所を聞いてからメモして預かること）
「追加椅子をください」
→「ありがとうございます。あちらでお受けいたしております」（通常梅沢さんのスペースに委託して販売しています。わざわざ椅子を用意しなくても結構です）
「チラシを配布したいんですが」
→「見本を一部いただけますか?」（イベントチラシの場合。可能な限り山本を通すこと）
→「どうぞ配布してください。チラシ置き場はイベント用の場所がありますのでそちらをご利用ください」
「どうぞチラシ置き場をご利用ください」（サークルのペーパーの場合。必ず奥付住所が記載されているかと、内容に問題がないかをチェックして見本は受け取らずに返す）
（その他苦情など）
→「主催者がおうかがいいたしますので、ご自分のスペースでお待ちいただけますでしょうか ？」（サークル参加者の場合。一般の場合はその場で待たせる）
ポイント：よく申込書などを本部の机で書かせる場合があるが、他の人の邪魔になる場合があるので基本は書かせない。どうしてもという場合はドリンクと本部の間の机を利用する。
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